مدیریت زمان چیست و تکنیکهای آن کدام است؟
مدیریت زمان یا Time Management یکی از دغدغه های مهم بسیاری از ماست.
همه می‌دانیم که ضعف در برنامه ریزی و مدیریت زمان، میتواند مشکلات فراوانی را برای ما ایجاد کند؛ البته گاهی هم به اشتباه، چالش‌ها و مسائل دیگر خود را به ضعف در مدیریت زمان نسبت می‌دهیم.
مهم‌ترین نکته‌ای که در مجموعه درس‌های مدیریت زمان و نظم شخصی خواهیم آموخت این است که مدیریت زمان یک عنوان بسیار عمومی است که میتواند مجموعه‌ی گسترده‌ای از چالش‌ها، مهارت‌ها و مسائل را شامل شود.
بسیاری از کسانی که معتقدند در مدیریت زمان ضعف دارند یا اینکه فکر می‌کنند نیازمند بهبود در مهارت مدیریت زمان هستند، ممکن است مشکلات و چالش‌های دیگری داشته باشند که در نهایت خود را در قالب ضعف در مدیریت زمان بروز می‌دهد.
آیا نیاز اصلی شما، مهارتهای مدیریت زمان است؟
برخی اصطلاحات، این بخت را داشته‌اند که در بین مردم، بیش از سهم واقعی‌شان رواج پیدا کنند و به نظر می‌رسد که مدیریت زمان هم در همین گروه قرار دارد.
خطر رواج بیش از حد برخی نام‌ها و اصطلاحات
دوست روانشناسی می‌گفت: وقتی به حرفهای مراجعین خودم فکر میکنم، احساس میکنم عمده‌ی مردم، صرفاً دو مشکل جدی را در حوزه‌های ذهنی و رفتاری به رسمیت می‌شناسند: افسردگی و بیش فعالی.
بسیاری از مراجعین در توصیف خود یا دیگری به سادگی اعلام می‌کنند که: «من هیچ مشکل خاصی ندارم؛ فقط افسردگی زندگی من را خراب کرده».
یا اینکه می‌گویند: «دوست / همسر / همکار من، بیش فعال است».
اینکه دو یا چند مشکل را بزرگ‌تر و جدی‌تر از سایر ضعف‌ها و مشکلات ببینیم، ممکن است ما را به سمت یافتنِ راهکار برای یک مسئله‌ی اشتباه سوق دهد.
مدیریت زمان هم تا حدی در گروه همین اصطلاحات قرار می‌گیرد.
پیشنهاد ۱: در صورتی که گوش دادن به فایل صوتی مدیریت زمان برای شما راحت‌تر از مطالعه یک مطلب طولانی درباره مدیریت زمان است، می‌توانید به مجموعه فایلهای صوتی رایگان زیر در مورد مدیریت زمان مراجعه کنید:
[ دانلود فایل های صوتی آموزش اصول مدیریت زمان و تکنیک های آن ]
پیشنهاد ۲: ما دوستان بسیاری را داشته‌ایم که مشکل اصلی‌شان اعتیاد به کار بوده و در نهایت، احساس کرده‌اند که نیاز‌شان مهارتهای مدیریت زمان است. اگر فکر می‌کنید که ممکن است شما هم در همین گروه قرار بگیرید، پیشنهاد می‌کنیم مستقیماً به سراغ مباحث مربوط به اعتیاد به کار بروید تا سریع‌تر به هدف خود برسید:
[ اعتیاد به کار چیست؟ آیا شما هم معتاد به کار هستید؟ ]
چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟
همه ما به یک علت واحد دچار کمبود زمان نمی‌شویم.
پیش از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید تشخیص دهیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم.
در ادامه برخی از رایج‌ترین علت های کمبود زمان را با هم مرور می‌کنیم.
رویاهای بزرگ و هدف گذاری غیرواقعی
برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس می‌کنیم به کمبود زمان گرفتار شده‌ایم
وقتی که تصمیم می‌گیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم. وقتی به غول‌های صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می کنیم. وقتی می‌خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم. یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است. خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمده‌ایم، به اندازه‌ی کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده ایم.
ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی
کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیتها باشد.
گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیتها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم. دغدغه‌ی کنکور ارشد را هم دارم و میبینم فرصت کافی برای آن ندارم. شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینه‌ی تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم میکنم یا می‌خواهم بکنم. احساس میکنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همه‌ی خواسته‌های خودم برسم.
شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش می‌آید که هم می‌خواهد جلسات برون‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند. هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشد. هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.
اولویت‌بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارتهای مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم. به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای تصمیم گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه‌ها می‌ترسیم. درست مانند کسی که می‌خواهد با یک میلیون تومان بودجه، یکی از دو اسباب بازی ششصد هزار تومانی و پانصد هزار تومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید میشود که تصمیم می‌گیرد صد هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!
[ درس مرتبط: ماتریس آیزنهاور برای اولویت بندی کارها و فعالیتها ]
ضعف در تفویض اختیار
کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد.
ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم. یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان میشود. آیا تا به حال شده از کسی بخواهید که برای صرفه جویی در وقت، به جای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده، وادار شوید بعداً برای تعویض مراجعه کنید و وقت زیادی را صرف چانه زنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید؟
یا آیا شده است که نامه‌ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه میشود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف می‌کنید؟
ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث میشود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال ، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتاً احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که میتواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.
[ درس مرتبط: تفویض اختیار ]
کمال طلبی نیز میتواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است.
کمال طلب‌ها یا Perfectionist ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری، استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی‌پذیرند. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می‌خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد. نامه‌ای که میتواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش میشود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال میشود.
اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت می‌گذارند و دور ماشین می‌گردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند.
یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، به اندازه‌ی یک عروسی از آنها وقت می‌گیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد.
طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.
[ درس مرتبط: کمال طلبی ]
ثبت نام در درس مدیریت زمان
با توجه به اینکه دسترسیِ کامل به مجموعه درس‌های مدیریت زمان و نظم شخصی صرفاً برای اعضای ویژه متمم وجود دارد و نیز اینکه مطالعه‌ی تدریجی آن با تمرین‌ها و حاشیه‌ها و درس‌های جانبی، بیش از یک ماه زمان نیاز خواهد داشت، پیشنهاد ما این است که برای استفاده از درس، حداقل به اندازه‌ی یک ماه اعتبار (هر ماه ۷۴ هزار تومان) خریداری کنید.
در این مدت، علاوه بر درس مدیریت زمان به سایر درس‌های متمم و به طور خاص، دوره MBA متمم دسترسی خواهید داشت.
ضعف در مهارت حل مسئله
حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، میتواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می‌کنیم.
بستری که در سازمان ایجاد کرده‌ایم، بستری برای فساد اقتصادی است. یا اینکه فرایندها و نظام پاداش و پرداخت، به شکلی است که کارمندان تشویق می‌شوند از زیر کار فرار کنند.
به جای اینکه یک بار ببینیم ریشه مسئله چیست، هر روز وقت ما صرف جستجوی کارمند خاطی و مجازات کردن او میشود.
دوستان و همراهانی انتخاب کرده‌ایم که هر لحظه بودن کنار آنها، ما را به اتلاف وقت و فراموش کردن اولویت‌ها سوق می‌دهد. اما به جای اینکه این مسئله را حل کنیم، سعی می‌کنیم با ابزارها و تکنیک های مختلف، از وقت جزیی باقیمانده استفاده بهتری بکنیم.
شاید هم مشکل اصلی ما انگیزه نداشتن است.
وقتی برای کاری که انجام می‌دهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام می‌دهیم. خیلی وقت‌ها هم، ترجیح می‌دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئله‌ی ریشه‌ای کمبود انگیزه، دیده نمی‌شود و عارضه‌ی سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد.
احساس می‌کنیم با بهبود مهارت مدیریت زمان، می‌توانیم انواع مشکلاتی را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.
درس های مرتبط با حل مسئله
آیا در مهارت حل مسئله توانمند هستید؟
تفکر طراحی (برای حل مسئله های سازمانی)
مشکل اهمال کاری
اهمال کاری و به تعویق انداختن هم میتواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مشکل ما واقعاً کمبود زمان و مدیریت زمان نیست. بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است. میتوانم امروز پروژه درسی ام را انجام دهم، اما ترجیح میدهم تا حد امکان آن را عقب بیندازم. به هر حال باید مانتوی خودم را به خشکشویی بدهم، اما اگر میشود عصر این کار را انجام داد، چرا حالا؟ چند روز است که میبینم باک ماشین تقریباً خالی شده، اما تا ماشین به گریه و التماس نیفتد و خاموش نشود، ایستادن در صف پمپ بنزین را به زمان دیگری موکول میکنم. در صورتی که مشکل شما اهمال کاری است، شاید قبل از فکر کردن به تکنیکهای مدیریت زمان، بهتر باشد مطلب مرتبط با اهمال کاری را در متمم بخوانید.
[ درس مرتبط: اهمال کاری چیست؟ ]
ضعف در هنر نه گفتن
دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است.
شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی‌توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اند. در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی‌های ما نیست. بلکه گویی می‌خواهیم ظرفیت بارکشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه‌های ما تحمیل کنند.
اگر شما هم خودتان را قربانی این نوع رفتار می‌دانید، شاید مطالعه یکی از درس‌های دوره #مذاکره متمم، تحت عنوان هنر نه گفتن، بتواند کمی اثربخش باشد.
ضعف در مدیریت انرژی
مسئله‌ی دیگری هم وجود دارد که گاهی از چشم ما دور می‌ماند: «ما آن‌قدر درگیر مدیریت زمان می‌شویم که مدیریت انرژی را فراموش می‌کنیم.»
مثلاً از خودمان نمی‌پرسیم که آیا واقعاً باید تمام ساعات بیداری خودم را با حداکثر فشار کار کنم؟ یا بهتر است ساعت‌هایی را به تجدید قوا و استراحت اختصاص دهم تا کارایی و عملکردم در کار افزایش پیدا کند؟
فرض کنید یک ساعت برای حل یک مسئله فرصت دارید. آیا واقعاً بهترین روش این است که تمام ۶۰ دقیقه روی همان مسئله متمرکز بمانید؟ آیا بهتر نیست عمداً و آگاهانه، این یک ساعت را به ۴۵ دقیقه کاهش دهید و ۱۵ دقیقه‌ی میانی را به عنوان زمان استراحت در نظر بگیرید؟ آیا در این حالت، شانس شما برای حل مسئله بیشتر نخواهد بود؟
ما این بحث را با جزئیات آن در یک درس اختصاصی بررسی کرده‌ایم:
[ مطالعه‌ی بیشتر: مدیریت انرژی به جای مدیریت زمان ]
برخی از تاثیرگذارترین کتابهای مدیریت زمان و نظم شخصی در سطح جهان
متمم در این زمینه، مطلب جداگانه‌ای منتشر کرده است که می‌توانید به آن مراجعه کنید:
[ مطلب مرتبط: معرفی چند کتاب مدیریت زمان ]
فایلهای صوتی در زمینه مدیریت زمان
محمدرضا شعبانعلی قبلاً برای سایت عصر ایران، در قالب چند فایل صوتی، برخی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان را توضیح داده و تبیین کرده که می‌توانید برای دانلود فایلهای صوتی از لینک زیر استفاده کنید:
